No mínimo a realidade consiste em apenas arranjo e descrição de forma precária (instalações em prédios impróprios, suportes e equipamentos de arquivamento e de trabalho inadequados), ausência de recursos financeiros, técnicos e de mão de obra especializada e cursos técnicos. Falta de apoio governamental, desconhecimento da legislação pertinente ao amparo dos acervos, mecanismos de incentivo cultural e formatação de projetos. Além da completa inexistência de planos arquivísticos contemplando missão, objetivos e instrumentos de ação que possam nortear o trabalho contínuo de instituições dessa natureza.
E ainda neste aspecto, foi suscitada a falta de uma decisiva política de ação educativa em arquivos, o que, entre outras coisas, se existisse, poderia elevaria o nível de consciência de conservação do patrimônio regional por parte da sociedade ou comunidade. Proporcionando também a elaboração de mecanismos e parâmetros complementares das fontes e sua aplicabilidade como instrumento de conhecimento da história, com recursos criativos, didáticos e lúdicos, como a elaboração de cartilhas, jornais e o uso da genealogia, etc.
Também foi relatado sobre uma política para a criação de arquivos municipais, gestão organizacional, administrativa e recolhimento de fontes. Nesse sentido foram evidenciadas as relações profissionais multidisciplinares e a inexistência na grade curricular dos cursos de história de disciplinas pontuais sobre fontes, acervos e arquívistica. Deste modo, o olhar do historiador na criação, gestão e organização dos dados seria fundamental.
Por último, foi evidenciada a necessidade de alguns órgãos culturais independentes, como o Instituto de Estudos Valeparaibanos (IEV) ter participação ativa na gestão e na preservação dos arquivos no Vale do Paraíba.
Em conclusão, o colóquio terminou com a proposta de outros encontros e colóquios sobre o tema, a criação de um grupo no facebook e a discussão sobre um levantamento sistemático de arquivos e fontes na região, com o intento de conhecer e fazer um diagnóstico real.